פריצת דרך בניהול מערך הביטחון

מערכת Total-Sec הינה מערכת תוכנה מקיפה לניהול מתקדם של מערך האבטחה בארגון מודרני, המערכת פותחה על מנת לתת מענה לכלל צורכי מערך האבטחה ברגיעה ובחירום תחת מעטפת אחת ולאפשר למנהל מערך הביטחון שליטה ובקרה על מערך האבטחה.

המערכת פותחה על בסיס מודל PCDA המשקף גישה ברורה, שיטתית ומתועדת להצבת מטרות ויעדים מדידים, למדידה והערכה של ההתקדמות שהושגה; לזיהוי למניעה או לפתרון בעיות עם התרחשותן; להכשרת עובדים, ולמתן לולאת משוב להנהלה הבכירה לשם הערכת ההתקדמות שהושגה וביצוע שינויים מתאימים במערכת הניהול

המערכת פותחה תוך שימת דגש לתהליכי ניהול הידע הארגוני, גמישות מקסימאלית לפיתוחים והתאמות בצד הלקוח וצמצום זמני הפיתוח לפרויקט למינימום.
המערכת מורכבת ממספר רב של מודולים עצמאיים המאפשרים תפירת חבילת תוכנה מושלמת לכל ארגון על פי צרכיו.

מודולים מרכזיים במערכת Total-Sec

• ניהול ארגוני - כלי גראפי המאפשר להגדיר את ההיררכיה בכל רמות הארגון וזאת באמצעות כלים פשוטים של Drag&Drop. ההיררכיה הארגונית תשמש לצורך הגדרת התוכנית התקופתית כמו גם כנקודת גישה מהירה למשאבים השונים במערכת (תיק עובד, תיק מתקן וכו'). הכלי הגראפי מסוגל לתאר את כלל המבנה הארגוני ברמת המקרו ועד רמת המיקרו של המחלקות, עובדים, מתקנים ומשאבים נוספים שיוגדרו.

• ניהול אופרציית הביטחון/בטיחות היומיומית - מודול זה הינו כלי מקיף למנהל הביטחון בארגון. המודול מאפשר למנהל הביטחון לנהל את מערך האבטחה לרבות מערכות ביטחון, שמירה פיזית, סיקרי סיכונים, ביקורות, הדרכות והכשרת עובדים ייעודיים. המודול מתאים לארגון המפעיל יחידת ביטחון ומוקד ביטחון הפועל במשמרות. המודול נותן כלי לניהול משמרות, משימות ומעקב אחר ביצוען ועוד.

• טיפול באירועים בשיגרה או בחרום - המערכת תוכננה להגיב באופן מקיף ומידי לכל אירוע. מרכז השליטה יכול לשלוח הודעות תוך שניות לממלאי התפקידים השונים בארגון ומחוצה לו בזמן אמיתי וללא השקעת זמן ותשומת לב רבה לפעולות אלו, להזניק כוחות נוספים, באופן כמעט אוטומטי - כך שמירב הריכוז והאנרגיה ינותבו לניהול האירוע ולא לאדמיניסטרציה. המערכת ידידותית מאוד, מציעה למשתמש את פעולות החרום והנהלים שיש לבצע באירוע הספציפי ומגדירה לו את סדר הפעולות שיש לבצע על מנת לפתור את מצב החרום.

• יומן משמרת ממוחשב - המערכת מאפשרת ניהול מקיף של שגרת העבודה בארגון. בין השאר כולל מודול זה: חפיפה בין משמרות המאפשרת למשמרת הנכנסת לקבל את המידע על כל האירועים המרכזיים שאירעו במשמרות החולפות, טיפול באירועים מתגלגלים,ניהול ארכיון, פתיחת מטלות ותחקירים בעקבות אירוע, התרעות ותזכורות אוטומטיות בדוא"ל, חיתוכים סטטיסטים לפי דרישה, וגם ניהול מוקדי שליטה וסיורים. קצין הביטחון יוכל לקבל בכל יום את רשימת האירועים הבולטים ולהחליט על המשך טיפול - בין אם ע"י פתיחת מטלה או תחקיר ובין אם ע"י הוספת הערה לתיקו האישי של עובד כלשהו.

• תוכנית עבודה - משתמשי המערכת יכולים לקבוע יעדים לתקופת זמן המוגדרת על ידם. בין השאר יכולים המשתמשים לקבוע מספר ביקורות/ הדרכות/תרגילים לתקופה וכן יעדים נוספים (לא מדידים). המערכת מציגה תמונות מצב של תכנון מול ביצוע (ביצוע ביקורת מעדכן מיד את תוכנית העבודה), קבלת התראות על יעדים שלא בוצעו/אמורים להתבצע ועוד.

• משימות – בנק משימות (לדוגמה: תרגילים/הדרכות/ביקורות), הכולל תכנון מקדים, סיכום , ,מתן משובים/ציונים, פתיחת מטלות ועוד.

• ניהול מערך הנשקים - ניהול מלאי נשקים ותחמושת לפי תקן של משטרת ישראל ומשרד הפנים, ניהול רישיונות העובדים ושליטה על זמני ריענונים דרך תזכורות במערכת וכן ע"י דוא"ל. ארכיב תנועות נשקים ותחמושת, הדפסת רישיונות,מצבת נשקים בזמן אמת. כל פעולה המתבצעת במערכת הנשק נרשמת, וניתן להפיק דוח מפורט על כל תנועה של כלי ירייה.

• מטלות - קביעת מטלות למשתמשי המערכת, מעקב ביצוע בזמן אמת, אפשרות לבקשת דחייה או סגירה של מטלה, קבלת התראות אוטומטיות לפני מועד סיום של מטלה ועוד.
  ניהול מחסן ביטחון– הזנת מלאי, החתמה וזיכוי, מצבת מלאי, ארכיב.

• ניהול הודעות – הודעות קרא וחתום, הודעות מתפרצות.

• כריית המידע - אחד מתפקידיו של המנהל הוא איתור הפערים בעבודת הארגון והטיפול בהם.המידע הרב הנאגר במערכת מאפשר שימוש בכלים סטטיסטיים משוכללים שהוכנו על מנת למצוא את הפערים הניהוליים בלחיצת כפתור:
  כל מידע הנאגר במערכת ניתן להצגה באמצעות גרפים, מטריצות ותרשימים. את הדוחות ניתן לייצא לכלים חיצוניים (כגון EXCEL, מסמכי PDF, HTML ועוד).

• מערכת תזכורות משוכללת- המערכת פועלת ברקע ושולחת הודעות דוא"ל למשתמשים והודעות מתפרצות בעת שימוש במערכת.

• אבטחת מידע - המערכת כוללת מודול משוכלל לניהול הרשאות המערכת. ניתן להגדיר קבוצות הרשאה ללא הגבלה ולתת הרשאות עד רמת השדה בכל מודול ומודול במערכת. למערכת בוצעה בדיקת חדירות ע"י חברה חיצונית.

• תמיכה במוקדים מבוזרים
  המערכת תומכת בעבודה במספר אתרים במקביל, כך שניתן לשלוט על כל מערך הביטחון גם אם אינו נמצא במבנה פיזי אחד

• התאמה ללקוח
  אנו מודעים לכך שלכל ארגון ישנה לוגיקה עסקית שונה, ולכן Total-Sec תוכננה לספק את הגמישות המרבית בהתאמת המוצר לנוהלי העבודה ושיטות האבטחה הנהוגים כיום בארגון. אנו ערוכים לספק מודולים נוספים בהתאמה אישית לכל לקוח בהתאם לדרישות הארגון.